Las Reuniones en Scrum
Uno de los 6 principios de Scrum es el Control del proceso empírico, este principio se compone de tres elementos que son la transparencia, la inspección y la adaptación. Hablando en particular de la transparencia, esta facilita que el flujo de información se disemine en toda la organización y apoye a fortalecer la cultura de trabajo.
Transparencia
Algunos de los elementos de Scrum con los que se representa la transparencia son:
- Declaración de la visión del proyecto
- Backlog priorizado de producto
- Cronograma de planificación de lanzamiento
- Scrumboard y Burndown Chart
- Reuniones de revisión del sprint
- Reuniones Daily Standups
Adaptación
Respecto a la adaptación, ésta la generan tanto el equipo de Scrum como los stakeholders del proyecto cuando realizan mejoras y ajustes en el trabajo que ejecutan.
Algunos de los elementos de Scrum donde se lleva a cabo la adaptación son:
- Reuniones Daily Standups
- Identificación constante de riesgos
- Solicitudes de cambio
- Scrum Guidance Body
- Reuniones de retrospectiva del sprint
- Reuniones de retrospectiva del proyecto
Time-boxing
Otro de los principios de Scrum relacionados con las reuniones es el Time-boxing, que define se debe limitar la cantidad de tiempo para cada proceso y actividad de los proyectos de Scrum. Los Time-boxes recomendados son los siguientes:
Relación de reuniones en los procesos de Scrum
Después de hacer una análisis de todas las herramientas utilizadas en todas las fases y procesos, a continuación se muestra la relación de las reuniones que son utilizadas en cada uno de ellos.
Fase | Proceso | Elemento |
---|---|---|
Inicio | Crear la Visión del Proyecto | Reunión de visión del proyecto |
Inicio | Desarrollar épicas | Reuniones del grupo de usuarios |
Inicio | Realizar la planificación del lanzamiento | Sesiones de planificación del lanzamiento |
Planeación y Estimación | Comprender historias de usuario | Reuniones de planificación del sprint |
Planeación y Estimación | Identificar Tareas | Reuniones de planificación del sprint |
Planeación y Estimación | Estimar Tareas | Reuniones de planificación del sprint |
Planeación y Estimación | Crear el Sprint Backlog | Reuniones de planificación del sprint |
Implementación | Realizar Daily Standup | Daily Standup |
Implementación | Refinar el Backlog Priorizado del Producto | Reunión de revisión del Backlog priorizado del Producto |
Revisión y Retrospectiva | Demostrar y Validar el sprint | Reuniones de revisión del Sprint |
Revisión y Retrospectiva | Retrospectiva del Sprint | Reunión de retrospectiva del Sprint |
Lanzamiento | Retrospectiva del proyecto | Reunión de la retrospectiva del proyecto |
En proyectos de Scrum que necesitan de una coordinación entre múltiples equipos y aquellos donde se implementa Scrum a nivel empresarial, existen varios procesos adicionales que se pueden ejecutar para alcanzar dichos objetivos. En estos procesos también están muy presentes las reuniones como una de las herramientas principales. A continuación la relación de reunión en estos procesos.
Fase | Proceso | Elemento |
---|---|---|
Escalamiento de Scrum en Grandes Proyectos | Crear componentes de grandes proyectos | Reunión de plan de ambiente |
Escalamiento de Scrum en Grandes Proyectos | Realizar y coordinar sprints | Reuniones de Scrum de Scrums |
Escalamiento de Scrum Para la Empresa | Retrospectiva de lanzamiento del programa o Portafolio | Reunión de Retrospectiva del programa o portafolio |
Escalamiento de Scrum Para la Empresa | Coordinar los componentes del programa o portafolio | Reunión de Scrum de Scrums (SoS) y Scrum de Scrum de Scrums |
Escalamiento de Scrum Para la Empresa | Crear y refinar el Backlog del Programa o Portafolio | Reuniones de revisión del Backlog priorizado del programa o el portfolio |
A continuación se describen las reuniones o ceremonias que se consideran como las más importantes dentro del marco de los sprints del proyecto.
Reuniones de planificación del sprint
Esta herramienta se utiliza en los procesos de Comprometer historias de usuario, Identificar tareas, Estimar tareas y Crear el Sprint Backlog de la fase de Planeación y estimación. Durante esta reunión el Equipo Scrum estima el esfuerzo que cree necesario para completar las tareas del sprint, además de los recursos necesarios para llevarlas a cabo. El Equipo Scrum utiliza la lista de tareas para estimar la duración y el esfuerzo para las historias de usuario planeadas para el sprint. Esta reunión permite que el equipo forme una perspectiva clara de las historias de usuario y los requerimientos, y con esto puedan estimar de forma viable el esfuerzo requerido.
Daily Standup
Esta herramienta se utiliza en el proceso Realizar Daily Standup de la fase Implementación. El Daily Standup es una reunión diaria breve con un time-box de 15 minutos. Cada uno de los miembros del equipo da un reporte sobre su avance en el sprint y en conjunto planificar las actividades del día.
La reunión es organizada por el Scrum Master y se invita a todos los integrantes del Equipo Scrum de forma presencial, si alguno de los miembros llegará tarde o no asistirá, la reunión se lleva a cabo.
Durante la reunión cada uno de los miembros del equipo Scrum responde en su turno a las siguientes preguntas:
- ¿Qué hice ayer?
- ¿Qué tengo planeado para hoy?
- ¿Qué me impide realizar mis actividades?
Reunión de revisión del Backlog Priorizado del Producto
Esta herramienta se utiliza en el proceso Refinar el Backlog Priorizado del Producto de la fase Implementación. El Product Owner realiza reuniones con los stakeholders relevantes, con el Scrum Master y con el Equipo Scrum para asegurarse de tener la información suficiente para refinar el Backlog Priorizado del Producto.
El objetivo de estas reuniones de revisión del Backlog Priorizado del Producto es que todos en el Equipo Scrum tengan claro las historias de usuario y que las historias de usuario de mayor prioridad sean bien refinadas para que el Equipo Scrum las pueda estimar adecuadamente. También se busca que se descarten historias de usuario innecesarias o de baja prioridad, además aquí se agregan las solicitudes de cambio aprobadas.
Reuniones de revisión del Sprint
Esta herramienta se utiliza en el proceso Demostrar y validar el sprint de la fase Revisión y Retrospectiva. Estas reuniones se realizan al final de cada sprint. El Equipo Scrum demuestra lo realizado durante del sprint, incluyendo las nuevas funcionalidades o los productos elaborados. En estas reuniones los miembros del equipo principal de Scrum y los stakeholders relevantes se juntan para revisar si los entregables del sprint cumplen con los criterios de aceptación de las historias de usuario y aprobarlos, o bien, rechazar los entregables no aceptables. El objetivo de esta reunión es lograr la aprobación y aceptación del Product Owner respecto al producto o servicio.
Reunión de retrospectiva del Sprint
Esta herramienta se utiliza en el proceso Retrospectiva del Sprint de la fase Revisión y Retrospectiva. Esta reunión es el último paso del sprint y en ella se juntan todos los miembros del equipo Scrum y el Scrum Master. Este último se encarga de moderar la reunión, generar un ambiente relajado que haga que todos los integrantes puedan expresarse libremente y comenten qué cosas identifican qué se hizo bien y qué cosas se hicieron mal. El objetivo es generar lecciones aprendidas en la forma de una lista de Agreed Actionable Improvements que contiene:
- Mejores prácticas que deben repetirse en futuros sprints.
- Mejoras en los procesos para agilizar las actividades.
- Issues y problemas.
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